يسعى الديوان إلى التطوير والتحديث من خلال استخدام نظام الأرشفة الالكترونية الموحد بما يتعلق بشؤون رئاسة الجامعة من المجالس واللجان والقوانين والأنظمة والتعليمات التي تعمل بموجبها، بحيث يكون هنالك ملفات كاملة لكافة المراسلات بملفات مماثلة في كافة الدوائر المعنية تحمل الأرقام نفسها التي تحملها الملفات الموجودة بالديوان مما يسهل العمل وسهولة الرجوع إليها والسرعة بالانجاز.